Организация и ведение воинского учета

Любая организация обязана вести воинский учет, в случае если в ней трудятся военнообязанные лица. Большинство работодателей знают о такой повинности как воинский учет, однако либо вообще его не ведут, либо не уделяют его ведению должного внимания. Тем не менее в организации могут провести проверку ведения данного учета и привлечь организацию к ответственности. В статье остановимся на следующих вопросах кто должен вести воинский учет? Как организовать и вести воинский учет? Какие сведения и отчеты необходимо представлять в военкомат? Как проходят проверки? Какая ответственность предусмотрена за отсутствие или некачественное ведение воинского учета?

В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31 мая 1996 г. N 61-ФЗ "Об обороне" организации независимо от форм собственности обязаны осуществлять воинский учет своих работников, который заключается в сборе, хранении и представлении в военкомат сведений о военнообязанных работниках.

Обратите внимание, согласно Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 22 декабря 2011 г. N 1092, регистрирующий орган в течение пяти рабочих дней с момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иных данных о них должен предоставить указанные сведения в военные комиссариаты (п.11).

Поэтому, как только организация регистрируется и начинает свою деятельность, лучше всего связаться с местным комиссариатом по поводу воинского учета своих сотрудников.

Непосредственно порядок организации воинского учета определен Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" и Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.

Главные требования, предъявляемые к системе воинского учета, это постоянное обеспечение полноты и достоверности данных, определяющих количественный состав и качественное состояние призывных (граждан, не пребывающих в запасе, подлежащих воинскому учету) и мобилизационных (граждан, пребывающих в запасе, подлежащих воинскому учету) людских ресурсов.

Нормативно-правовое регулирование

Законы и нормативно-правовые акты, которые регламентируют ведение организациями воинского учета:

- Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ "Об обороне";

- Федеральный закон от 26.02.1997 N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе";

- Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете";

- Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, подготовленные Генеральным штабом Вооруженных Сил РФ в 2008 г.;

- Приказ Министра обороны РФ от 18 июля 2014 г. N 495 Об утверждении инструкции по обеспечению функционированию системы воинского учета граждан Российской Федерации и порядка проведения смотров-конкурсов на лучшую организацию воинского учета. 

В соответствии с Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных, работающих в организациях представляет собой комплекс мероприятий, осуществляемых руководителями, другими должностными лицами организаций, по ведению учета граждан, непосредственно работающих в этих организациях; проведению анализа обеспеченности трудовыми ресурсами организаций в периоды мобилизации, военного положения и на военное время; оказанию содействия военным комиссариатам в осуществлении воинского учета этих граждан по месту их жительства или месту пребывания в целях обеспечения обороны страны, безопасности государства, в т.ч. обеспечения своевременной явки граждан, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации и состоящих с ними в трудовых отношениях, на сборные пункты или в воинские части.

Согласно п. 14 Методических рекомендаций воинский учет военнообязанных подразделяется на общий и специальный. 

Организация воинского учета в организации

В силу п. п. 9 и 54 Положения о воинском учете за состояние воинского учета, осуществляемого организациями, отвечают руководители организаций. При этом руководитель вправе назначить ответственного (-ых) сотрудника (-ов) за военно-учетную работу. Для этого должен быть издан соответствующий приказ.

При назначении ответственного сотрудника нужно обратить внимание на требования п. 12 Положения о воинском учете. В нем определены нормы для расчета числа сотрудников, необходимых для осуществления воинского учета. Так, число сотрудников определяется по следующим нормам:

- один работник, выполняющий обязанности по совместительству, - при наличии на воинском учете менее 500 граждан;

- один освобожденный работник - при наличии на воинском учете от 500 до двух тысяч граждан;

- два освобожденных работника - при наличии на воинском учете от двух до четырех тысяч граждан;

- один освобожденный работник на каждые последующие три тысячи граждан, состоящих на воинском учете.

Под освобожденными понимаются работники, в обязанности которых входит только ведение воинского учета.

Если в организации два и более сотрудников, отвечающих за ведение учета, то они объединяются в отдельное подразделение - военно-учетный стол.

На период временного отсутствия работника, ответственного за ведение воинского учета, руководитель организации должен своим приказом назначить на этот участок работы другого работника. В этом случае вновь назначенному лицу передаются по акту все документы, необходимые для выполнения работы по воинскому учету и бронированию граждан.

Численность работников, находящихся на воинском учете, определяться по состоянию на 31 декабря предшествующего года. Соответственно на эту дату необходимо сверить и количество сотрудников, занимающихся воинским учетом. Таким образом, количество ответственных сотрудников за ведение учета определяется ежегодно.

После подсчета количества необходимых сотрудников издается приказ об организации воинского учета и бронировании граждан, пребывающих в запасе, в котором указываются состав и обязанности работников по ведению учета.  Форма приказа приведена в Приложении N 4 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета.

Помимо этого, ежегодно составляется и согласовывается с военным комиссариатом план работ по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе. Документ должен охватывать все мероприятия с указанием дат (сроков) их проведения, которые исполняет ответственный за воинский учет. Вариант плана приведен в Приложении N 17 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета.

Для обеспечения сохранности документов работники, отвечающие за ведение воинского учета, должны быть обеспечены специально оборудованные помещения и железные шкафы, обеспечивающие сохранность документов. Все расходы по организации воинского учета производятся за счет средств организации.

Обратите внимание, предприниматели, имеющие наемных работников, не обязаны вести воинский учет. Это следует из п. 7 ст. 8 Закона N 53-ФЗ, Постановления Президиума ВАС РФ от 14.04.2009 N 13798/08.

Обязанности сотрудника по ведению воинского учета

Основные обязанности работника по воинскому учету названы в п. п. 27, 28 Методических рекомендаций.

Данный работник должен обеспечить полноту и достоверность сведений обо всех военнообязанных работниках организации. Для этого он должен:

1) определять, кто подлежит постановке на учет по месту работы. В соответствии с п. 14 Положения воинскому учету подлежат призывники (граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет) и военнообязанные.

В п. п. 14 и 15 Положения о воинском учете определены категории граждан, которые подлежат воинскому учету в организациях, а также категории граждан, которые воинскому учету не подлежат. Назовем тех, кого работодатели обязаны учитывать:
1) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе;
2) граждане, пребывающие в запасе:
- граждане мужского пола, пребывающие в запасе;
- граждане, уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;
- граждане, успешно завершившие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах при государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и окончившие указанные образовательные учреждения;
- граждане, не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва;
- граждане, не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на военную службу или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам, по достижении ими возраста 27 лет;
- граждане, уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;
- граждане, прошедшие альтернативную гражданскую службу;
- женщины, имеющие военно-учетные специальности (радиотелеграфисты, радиотехники, операторы ЭВМ, метеорологи, фармацевты, медицинские работники и пр.).

2) организовать ведение и хранение личных карточек работников, поставленных на учет. В личные карточки необходимо своевременно вносить сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства, состояния здоровья.

3) оповещать работников о вызовах соответствующих комиссариатов и обеспечивать их своевременную явку в места, указанные военкоматами, в том числе в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.

4) направлять в комиссариат сотрудниц в возрасте от 18 до 45 лет (ранее не состоявших на воинском учете), имеющих специальности, обязательные для постановки на воинский учет.

5) разъяснять работникам порядок исполнения ими Обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации (Приложение N 3 к Рекомендациям) и осуществлять контроль за их исполнением. Также необходимо информировать сотрудников об ответственности за неисполнение указанных обязанностей.

6) информировать военкоматы об отсутствии необходимых отметок в документах, об обнаруженных неоговоренных исправлениях, неточностях, подделках, неполном количестве листов и о случаях неисполнения сотрудниками обязанностей в области воинского учета, мобилизационной подготовки и мобилизации.

Помимо этого, специалист по воинскому учету должен вести и хранить журнал проверок осуществления воинского учета, иные документы в соответствии с требованиями органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и руководителей организаций.

Журнал проверок должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации (военного комиссара, органа местного самоуправления).

Также не реже одного раза в год нужно сверять сведения о учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, имеющимися в документах воинского учета военкоматов. Дата сверки устанавливается комиссариатом по месту нахождения организации.

Оформление новых работников

Подробнее остановимся на оформлении вновь принятых работников. При приеме на работу нового работника необходимо проверить наличие отметки в паспорте об отношении к воинской обязанности и наличие документов воинского учета. В военном билете должны быть верно указаны: Ф.И.О., дата рождения, воинское звание, категория запаса (для всех званий, кроме офицеров), состав (профиль), полное кодовое обозначение (ВУС), категория годности к военной службе и отметка о постановке на учет в военкомате.

Документами воинского учета являются следующие документы:
- военный билет - для граждан, пребывающих в запасе;
- временное удостоверение, выданное взамен военного билета. Оно выдается при отсутствии документов, являющихся основанием для выдачи военного билета, или при необходимости проверки их подлинности;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (ч. 1 ст. 10 Закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ; п. 18 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719);
- справка, выданная взамен военного билета.

Если в военном билете есть отметки о вручении мобилизационного предписания или жетонов с личными номерами Вооруженных Сил РФ, то также проверяется и их наличие.

Если же у работника вместо военного билета на руках временное удостоверение, то в нем следует проверить срок действия. Оно выдается на один месяц, который может быть продлен, но общая продолжительность документа не может превышать более трех месяцев.

В ситуации, когда работник представляет приписное удостоверение, в нем должны быть указаны категория годности, отметка о постановке на учет в военкомате и дата отсрочки.

Также сверяются данные документов воинского учета с паспортными данными и идентичность фотографии ее владельцу.

При обнаружении в документах неоговоренных исправлений, неточностей, подделок или неполного количества листов принимаемого работника следует направить в военный комиссариат, в котором он состоит на учете, для выправления и уточнения документов.

Если отсутствуют отметки о постановке на воинский учет либо отметки об отношении к воинской обязанности принимаемого сотрудника также следует направить в комиссариат, в котором он состоит на учете или не состоит, но обязан состоять, для их получения.

Если сотрудник передал документы ответственному, то ему необходимо выдать расписку об их принятии (Приложение N 14 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета).

После проверки документов воинского учета на принимаемого работника оформляется личная карточка по форме N Т-2 (приведена в Приложении N 5 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета). В ней отражаются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении), должности, месте жительства и т.д.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личных карточек на военнообязанных заполняется на основании военных билетов (временных удостоверений, выданных взамен военных билетов), а на призывников - на основании удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При заполнении данного раздела на военнообязанных граждан, пребывающих в запасе, нужно указать воинское звание, состав (профиль), полное кодовое обозначение ВУС, категорию годности к военной службе, наименование военкомата по месту жительства работника и пр.

Если работник подлежит призыву, то в п. 2 "Воинское звание" нужно записать: "Подлежит призыву", п. 5 "Категория годности к военной службе" следует заполнить на основании решения комиссии по постановке граждан на воинский учет, а в п. 6 необходимо указать наименование военного комиссариата по месту жительства. Остальные пункты раздела останутся незаполненными.

Личные карточки принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы отдельной картотеки: личные карточки на офицеров запаса; солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса; военнообязанных запаса женского пола; призывников.

Картотека личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, составляется по алфавиту.

Контролеры обязательно проверяют полноту и достоверность сведений, содержащихся в личных карточках работников (форма Т-2) из числа призывников и граждан, пребывающих в запасе.

Что представляется в военкомат

Сотрудник по воинскому учету обязан представить в военкомат следующие сведения:

- сведения о принятых и уволенных сотрудниках, подлежащих воинскому учету по форме сообщения, приведенной в Приложении N 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета;

- данные об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства, здоровья работников, состоящих на воинском учете по форме сообщения, приведенной в Приложении N 13 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета;

- сведения о сотрудниках, состоящих на воинском учете, а также о тех, кто не состоит, но обязан состоять на воинском учете, в случае если поступил, соответствующий запрос. Форма сообщения приведена в Приложении N 10 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета.

Данные документы должны представляться в военкомат в двухнедельный срок.

Ежегодно, в сентябре, в военкомат представляются списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста по форме сообщения, приведенной в Приложении N 11 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета.

Ежегодно, до 1 ноября, в военкомат представляются списки работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет по форма списка приведена в Приложении N 3 к Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан РФ, не пребывающих в запасе, утв. Приказом Министра обороны России от 02.10.2007 N 400).

Проверка ведения воинского учета

Порядок осуществления органами военного управления Вооруженных Сил Российской Федерации, военными комиссариатами и органами местного самоуправления контроля за ведением организациями воинского учета, показатели, по которым оценивается деятельность организаций по осуществлению воинского учета, и критерии оценки деятельности указанных организаций приведены в приложении N 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан РФ (Приказ Министра обороны РФ от 18 июля 2014 г. N 495).

Контроль за ведением воинского учета в организациях может проводиться в рамках комплексной проверки (по отдельным элементам (вопросам) объединенных стратегических командований военных округов и военных комиссариатов или по отдельным планам. Штабы военных округов и военные комиссариаты проверяют ведение воинского учета в организациях в рамках проведения комплексной проверки (по отдельным элементам (вопросам) подчиненных военных комиссариатов и отделов (муниципальных).

Непосредственно в организациях воинский учет проверяют отделы (муниципальные) и органы местного самоуправления, при этом ежегодной проверке подлежат организации с численностью работающих свыше 500 человек, в остальных организациях проверки должны проводиться не реже одного раза в три года.

При проведении контроля за ведением воинского учета в организациях проверяются и определяются полнота охвата граждан воинским учетом, качество осуществления воинского учета граждан, достоверность данных, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организация и обеспечение исполнения гражданами обязанностей по воинскому учету, выполнение должностными лицами организаций требований Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" и Положения о воинском учете.

Результаты проверок доводятся до руководителей организаций и отражаются в журналах проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации, которые ведутся в отделах (муниципальных), в органах местного самоуправления и в организациях.

В соответствии со ст. ст. 9 - 12 Закона N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" проверки могут быть плановыми и внеплановыми, которые, в свою очередь, делятся на документарные и выездные. Для проведения проверки проверяющие должны предъявить приказ или распоряжение о проведении проверочного мероприятия, а также служебные удостоверения.

Обратите внимание! О плановых проверках организация должна быть уведомлена не менее чем за три рабочих дня до начала проверки (ч. 12 ст. 9 Закона N 294-ФЗ).

В распоряжении (приказе) о проведении проверки должны быть указаны обязательные реквизиты, названные в ч. 2 ст. 14 Закона N 294-ФЗ, в том числе:

- цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

- правовые основания для проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования и требования, установленные муниципальными правовыми актами, сроки проведения и перечень мероприятий по контролю.

Такое распоряжение (приказ) вручается руководителю организации под подпись (ч. 3 ст. 14 Закона N 294-ФЗ).

Какие документы нужно представить для проверки

В п. 39 Методических рекомендаций по воинскому учету определен перечень документов, который должен быть в организации. Именно эти документы и должны быть представлены на проверку.

Среди обязательных документов по воинскому учету в организации должны быть в наличии следующие документы:

1) Приказ "Об организации воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе" (Форма приказа приведена в Приложении 4 к Методическим рекомендациям). В данном документе определяются персональный состав и функциональные обязанности работников по ведению воинского учета, в том числе по бронированию граждан.

2) План работы по ведению воинского учета граждан и бронированию граждан, пребывающих в запасе (п. 37 Методических рекомендаций).

3) Картотека личных карточек работников, подлежащих воинскому учету.

4) Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Форма такого журнала приведена в Приложении к Порядку осуществления органами военного управления Вооруженных Сил РФ, военными комиссариатами и органами местного самоуправления контроля за ведением организациями воинского учета, показателям, по которым оценивается деятельность организаций по осуществлению воинского учета, и критериям оценки деятельности указанных организаций (Приложение 1 к Методическим рекомендациям).

Проверяющие могут потребовать и иные документы, например,:

- расписки в приеме от граждан документов воинского учета (форма приведена в Приложении 14 к Методическим рекомендациям);

- служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации;

- справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

Кроме документов контролеры проверяют выполнение обязанностей работником, ответственным за ведение воинского учета в организации. Например, проверяющие могут проверить, разъясняется ли гражданам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, осуществляется ли контроль за исполнением таких обязанностей.

Основные обязанности такого работника названы в п. п. 27, 28 Методических рекомендаций.

Что будет за неведение или не надлежащее ведение воинского учета в организации

В силу п. 54 Положения граждане и должностные лица, виновные в неисполнении обязанностей по воинскому учету, несут ответственность в соответствии с административным законодательством. В КоАП РФ нарушениям в области воинского учета посвящена отдельная глава. В соответствии с ней организацию могут наказать за следующее выявленные нарушения:

1. Непредставление руководителем или другим должностным лицом организации, ответственным за военно-учетную работу, в установленный срок в военный комиссариат или иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (ст. 21.1, штраф от 300 до 1000 руб.).

2. Неоповещение руководителем или другим должностным лицом организации граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет, а также необеспечение гражданам возможности своевременной явки по вызову по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет (ст. 21.2, штраф от 500 до 1000 руб.).

3. Несвоевременное представление сведений об изменениях в составе постоянно проживающих граждан или граждан, пребывающих более трех месяцев в месте временного пребывания, состоящих или обязанных состоять на воинском учете (ст. 21.3, штраф от 300 до 1000 руб.).

4. Несообщение сведений о принятых на работу (учебу) либо об уволенных с работы (отчисленных из образовательных организаций) гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете (ч. 3 ст. 21.4, штраф от 300 до 1000 руб.).

Как видим, за отсутствие воинского учета или его не надлежащие ведение штрафы предусмотрены не большие. Именно поэтому многие организации и не ведут данный вид учета. 

Хотя требования Методических рекомендаций и Порядка ведения воинского учета не такие уж и сложные, поэтому ведение воинского учета не должно составлять большого труда. И хотя ответственность за неведение учета не большая, отсутствие претензий со стороны проверяющих сбережет вам и вашему руководителю и время, и нервы.