ПРОСТЫЕ ВОПРОСЫ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ

ПРОСТЫЕ ВОПРОСЫ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ

2020.04.02

Порядок ведения кассовых операций установлен в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Порядок). В пункте 6.3 Порядка сказано, что подотчетное лицо - это работник, которому работодатель выдает денежные средства на расходы, связанные с хозяйственной деятельностью компании. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода сотрудника на работу, предъявить бухгалтеру или руководителю организации авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету производятся в срок, установленный руководителем.

Следует отметить, что с 2013 г. организации самостоятельно разрабатывают и утверждают формы первичных документов. При этом они должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете). Но никто не запрещает компаниям использовать в работе авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

 

Возврат подотчета

Организация выдала работнику деньги под отчет на приобретение расходных материалов. Однако на следующий день оказалось, что надобность в них отпала. Работник вернул деньги в кассу. Нужно ли в этом случае составлять авансовый отчет?

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления, а также осуществляется подсчет сумм. При этом на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу компании по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Авансовый отчет составляется, когда расходы реально понесены. Поэтому при отсутствии понесенных расходов оформлять авансовый отчет нет никакой необходимости. Ведь отчитываться просто не о чем.

Следовательно, работник может внести в кассу денежные средства по приходному ордеру.

 

Возмещение перерасхода

Еще одна распространенная ситуация. Работник по поручению руководства купил материалы  на свои деньги. Затем средства работнику возвращаются.

В рассматриваемой ситуации можно оформить авансовый отчет. Это не будет являться нарушением. В этом случае по графе "Получено из кассы" проставляется ноль, сумма личных денежных средств, потраченных работником, отражается по графе "Израсходовано", а в графе "Перерасход" указывается сумма, которую необходимо возместить работнику.

А в какие сроки работодатель обязан вернуть деньги своему сотруднику? Никаких обязательных сроков на этот случай в законодательстве не установлено. Поэтому компании их устанавливают самостоятельно.

 

Оформление первички

Первичные документы на покупку должны быть выписаны на имя работодателя. В противном случае налоговики вполне могут счесть последующую денежную компенсацию работнику не как сумму компенсации, а как факт перепродажи товаров.

И еще один момент, о котором должен помнить работник, самостоятельно делающий закупки. Если он принесет только кассовый чек, в котором выделен НДС, без счета-фактуры, то при оформлении авансового отчета списать всю потраченную сумму в расходы, не выделяя НДС, будет нельзя.

Специалисты Минфина России считают, что в ст. 171 НК РФ и п. 1 ст. 172 НК РФ нет никаких особенностей вычета НДС в отношении покупок в розничной торговле. Если у компании нет счета-фактуры, то нет и права на вычет. При этом отсутствие счета-фактуры - это не основание для включения суммы "входного" НДС в стоимость покупки. Такие выводы содержатся в письмах Минфина России от 24.01.2017 N 03-07-11/3094 и от 24.01.2017 N 03-07-11/3094.

 

Копии вместо оригиналов

А можно ли подтвердить авансовый отчет копиями первичных документов?

Чиновники относятся к этому отрицательно. Например, в письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 налоговики указали, что факсимильные, сканированные или сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Правда, в некоторых случаях все же можно к авансовому отчету приложить копии документов. Налоговики допускают возмещение командировочных расходов по копиям оправдательных документов, заверенных организациями, их выдавшими (письмо УМНС России по г. Москве от 28.11.2001 N 03-12/54745). По большому счету такие заверенные документы не сильно отличаются от оригиналов.

 

Отчет в электронном виде

Допустимо ли составлять авансовый отчет только в электронном виде? Именно с таким вопросом обратилась одна компания в Минфин России. Вот что сообщили финансисты в письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250.

В соответствии с Законом о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Как мы уже сказали, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом о бухучете установлен только перечень обязательных реквизитов первичного документа.

Согласно п. 5 ст. 9 Закона о бухучете первичный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП).

В письме от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232 специалисты Минфина России указали, что авансовый отчет можно составить в электронном виде только в том случае, если у всех лиц, чьи подписи проставляются на документе, есть электронная подпись.

 

Без отчета

Если работник не представит авансовый отчет или не вернет неизрасходованные подотчетные средства, то налоговики будут настаивать на признании полученных средств доходом работника. Соответственно, к работодателю будут выдвинуты претензии о том, что он не удержал с этих сумм НДФЛ и не начислил на них страховые взносы.

Специалисты Минфина России поддерживают налоговиков.

Финансисты указали, что в случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов.

Обратите внимание: законодательство не ограничивает срок, на который можно выдать деньги под отчет. Этот срок устанавливает руководитель компании. Если со дня, когда сотрудник должен был или отчитаться по подотчетным суммам, или вернуть их, пройдет более трех лет (то есть истечет согласно ст. 196 ГК РФ срок исковой давности), то компании действительно придется исчислить взносы и НДФЛ, так как денежные средства фактически перешли в собственность работника. Но работодатель может подписать с сотрудником соглашение об обязательствах последнего погасить свой долг. Это действие прерывает срок исковой давности, и он начинает течь заново.

 

Проблема с валютой

Отсутствие авансового отчета может усугубиться в ситуации, когда под отчет выдавались средства в иностранной валюте. Об этом свидетельствует письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808.

Работник вернулся из загранкомандировки, но авансовый отчет так и не представил. На какую дату пересчитывать курс иностранной валюты в рубли, чтобы начислить на не подтвержденные отчетом суммы НДФЛ и страховые взносы?

Специалисты финансового ведомства указали следующее. Для целей НДФЛ согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов.

Что касается страховых взносов, то в главе 34 НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли подотчетных сумм, выплачиваемых работнику на командировочные расходы в иностранной валюте. Поэтому в рассматриваемой ситуации пересчет в рубли нужно произвести по официальному курсу Банка России, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника.

 

Перевод с иностранного языка

Общество направляет работника в командировку за границу. По возвращении из командировки работник отчитывается, прикладывая к авансовому отчету оправдательные документы, составленные на иностранном языке. Может ли физическое лицо, владеющее данным языком, переводить подобные документы на русский язык для целей учета расходов на командировку работника при исчислении налога на прибыль в случае, если у него отсутствует диплом, подтверждающий знание данного языка?

Минфин России считает, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

Этот вопрос был рассмотрен Минфином России в письме от 14.09.2009 N 03-03-05/170. В нем ведомство указало, что "такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки". Нетрудно предположить, что имеется в виду профессиональный переводчик в штате компании. Поэтому если в штате фирмы переводчика нет, то лучше обратиться к профессиональным переводчикам.