Начальство уходит в отпуск

Вариант 1. Передаем полномочия заместителю

Если в Вашей фирме в штате есть должности заместителя руководителя и заместителя главного бухгалтера, тогда все просто. Они замещают руководство, например, во время отпуска, командировки, болезни и т.п. Причем, это фиксируется в трудовом договоре с заместителем руководителя и заместителем главбуха изначально при его заключении. Также это должно быть прописано и в должностных инструкциях заместителей. Тогда полномочия руководителя или главбуха переходят к замам автоматически, ничего дополнительно делать не нужно.

А вот если у руководителя несколько замов по разным вопросам (например, зам по кадрам, зам по коммерческой работе, зам по финансам и т.п.), а исполнять обязанности будет один, то в этом случае необходимо издать приказ об этом.

Обычно заместители не получают доплату за время исполнения обязанностей руководства, поскольку такая замена уже учтена при установлении им окладов.

На всех документах, которые будет подписывать зам, должны стоять должность "заместитель руководителя (главного бухгалтера)", его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.

Вариант 2. Передачу полномочий другому лицу оформляем как совмещение

Если в штате нет заместителей, то на время отпуска исполняющим обязанности руководителя или главного бухгалтера можно назначить другого работника. Например, вместо главбуха - ведущего бухгалтера, а вместо генерального директора - коммерческого директора или старшего менеджера.

В этом случае передачу полномочий правильнее оформить как совмещение профессий (должностей) (статья 60.2 ТК РФ). То есть сотрудник, наряду со своей основной работой, выполняет еще и дополнительную - работу руководства. И за это совмещающему свою и чужую работу сотруднику положена доплата, которая зависит от объема дополнительной работы. Ее размер устанавливает руководитель по соглашению с работником (статьи 151, 60.2 ТК РФ). Это может быть фиксированная сумма, разница в окладах или процент от оклада по основной работе. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. В приказе о совмещении должностей руководителю необходимо указать:

- содержание и объем дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);

- срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;

- конкретный размер доплаты;

- передается ли работнику право подписи финансовых документов вместо руководителя (главного бухгалтера).

К примеру, текст приказа о передаче полномочий главного бухгалтера может быть таким:

"В соответствии со ст. 60.2, 151 Трудового кодекса РФ в связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск главного бухгалтера

Приказываю:

1) возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера Ивановой И.Н. на период с 7 июня 2015 г. по 20 июня 2015 г. на бухгалтера Сидорову Е.А. без освобождения ее от основной работы, с правом подписи финансовых документов;

2) установить Сидоровой Е.А. на этот срок доплату за временное исполнение обязанностей главного бухгалтера в размере 50% оклада по основной работе".

Учтите, что когда работник, совмещающий свои обязанности и обязанности руководителя или главного бухгалтера, подписывает документы, то он НЕ ИМЕЕТ ПРАВА ставить свою подпись напротив фамилии и инициалов руководства.

Делают это так. Под реквизитом "Руководитель организации" или "Главный бухгалтер организации" такой работник дополнительно пишет "За руководителя организации" или "За главного бухгалтера" и указывает свои фамилию и инициалы имени и отчества, должность, а также номер и дату приказа, которым он назначен временно исполняющим обязанности.

Оформлять временное исполнение обязанностей руководства как внутреннее совместительство (статьи 60.1, 282 ТК РФ), конечно, можно. Но это очень неудобно. Ведь работа по совместительству предполагает, что в течение рабочего дня сотрудник исполняет свою основную работу. И только потом, в свободное от основной работы время, выполняет работу по совместительству.

В этом случае обязательно надо составить отдельный трудовой договор. К тому же работа по совместительству не может превышать половину нормы рабочего времени за учетный период (например, месяц) (статья 284 ТК РФ). И тогда может получиться, что, старший менеджер в течение рабочего дня (8 часов) будет выполнять свою основную работу, а после его окончания (с 18.00 до 22.00 часов) - работу руководства.

Вариант 3. Передачу полномочий другому лицу оформляем как временный перевод на другую работу.

Не самый лучший вариант, не рекомендуем. Дело в том, что в этом случае Вам придется собрать всех участников (акционеров), поскольку руководитель организации избирается общим собранием участников (акционеров) общества (пункт 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"; п. 1 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Как Вы понимаете, сделать это не всегда просто. К тому же не факт, что участники (акционеры) одобрят кандидатуру нового руководителя. Но даже если все это случится, Вам придется подавать сведения о новом руководителе в ИФНС, чтобы налоговики занесли их в ЕГРЮЛ (подпункт "л" п. 1, п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). Согласитесь, довольно длинная процедура.

А на должность главного бухгалтера временно перевести другого работника можно. Но опять же делать это имеет смысл, только если главбуха не будет долго, например, 2 месяца и больше. Ведь в этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только работу главбуха. Соответственно, и получает он такую же зарплату, как и главбух (а не свою) (статья 72.2 ТК РФ). При временном переводе сотрудника на должность главбуха руководитель должен составить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ. Имейте в виду, что после временного перевода работник при подписании документов будет указывать должность "главный бухгалтер", но ставить свою фамилию, инициалы имени и отчества и подпись.

При этом, полностью освобождая замещающего сотрудника от его основной работы, Вы "оголяете" его участок работы. И придется искать другого человека, который бы выполнял работу этого сотрудника.

Так что, если руководитель или главный бухгалтер уходят в обычный отпуск всего на 2 - 3 недели, оформлять на замещающего работника временный перевод просто нерационально. Это создаст вам только лишние и ненужные проблемы.

Если окажется, что во время отсутствия главного бухгалтера в организацию пришла налоговая проверка, ее из-за этого отсрочивать никто не будет: дата начала проверки соответствует дате вынесения решения инспекции о назначении проверки, и ее срок начинает течь с этого момента. Но: согласно п. 9 ст. 89 Налогового кодекса у налоговой инспекции имеется право приостановления проведения выездной налоговой проверки. Это так, но такого основания для приостановления проверки, как "отсутствие главного бухгалтера проверяемой организации на рабочем месте", налоговым законодательством не предусмотрено. Так что если руководитель организации и рядовые сотрудники бухгалтерии, а также и назначенное исполняющим обязанности главного бухгалтера лицо не в состоянии отвечать на вопросы проверки, то лучше отозвать главного бухгалтера из отпуска.

Как видим, есть вполне надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства. И нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи и давать повод недобросовестным работникам этим воспользоваться.

И еще один добрый совет из практики: перед уходом в отпуск набросайте памятку временно исполняющему Ваши обязанности работнику со сроками уплаты налогов, платежей по текущим договорам, сдачи отчетности, запишите телефоны клиентов, партнеров и заказчиков, которые могут пригодиться. И без крайней необходимости не оставляйте ему контактный телефон, по которому можно связаться с Вами во время отпуска. А то может получиться так, что будут звонить по любым, даже пустяковым вопросам и испортят весь отдых. Лучше расслабьтесь и набирайтесь сил для дальнейшей успешной и плодотворной работы.