Инвентаризация для руководства

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учета. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств компании. Инвентаризации бывают «формальными» и «реальными» Формальные инвентаризации, необходимы для соблюдения буквы закона – должны перед годовой отчетностью провести ее значит нужно распечатать соответствующие документы из учетной программы и подписать всеми необходимыми лицами. А реальная инвентаризация исходит от заинтересованности собственника знать о фактическом состоянии имущества в организации. Реальная инвентаризация — это действительно эффективная процедура внутреннего контроля. Это инвентаризация, результаты которой достоверны и дают основания для возмещения ущерба, дают информацию для совершенствования бизнес-процессов, а также преследуется цель предупреждения различных противоправных действий сотрудников и неэффективного использования имущества фирмы.

Инвентаризация является средством обеспечения внутренней экономической безопасности компании, выявляет недостачи и неэффективность внутренних процессов. Формальная инвентаризация может стать угрозой для организации, если ее результаты недостоверны и руководители организации введены в заблуждение. Рассмотрим инвентаризацию с точки зрения экономической безопасности.

Инвентаризация регламентирована Приказом МФ РФ от 13 июня 1995 г. N 49, которым утверждены «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», ред. приказа МФ РФ от 08.11.2010 N 142н. С этим приказом необходимо подробно ознакомиться перед инвентаризацией. Суть его такова: инвентаризацию в компании проводит инвентаризационная комиссия, которая специально создается руководством перед началом каждой инвентаризации. Проверки подвергаются все активы организации: основные средства, дебиторская задолженность, товары и материалы, денежные средства и ценные бумаги и пр.

Для чего она нужна?

Часто приходится слышать подобный вопрос: а зачем проводить инвентаризацию? Нет специальных сотрудников, нанимать со стороны нет денег, директор не хочет и т.д.

Прежде всего это важно именно для руководителя - достоверность сведений в отчетности об имуществе и обязательствах предприятия подтверждаются инвентаризацией, которую потом директор и подписывает. Руководитель должен понимать, как это важно - он несет ответственность за всю деятельность организации. И в случае хищения, порчи имущества, недостачи товаров - акты сверок не сойдутся с покупателями, поставщиками, налоговой, фондами. А это уже не пустяки.

Для проведения инвентаризации нет необходимости нанимать сторонних сотрудников. В инвентаризационную комиссии может входить и сам директор, и уборщица - законодательство это не ограничивает. Обязательно только присутствие материально-ответственного лица.

Цели инвентаризации:
• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

1. Хорошо проделанная инвентаризация позволяет выявить виновных лиц в хищениях и злоупотреблениях. На основании проверки материально-ответственного лица (кладовщика или кассира) принимаются решения о применении дисциплинарных мер к виновным в несоответствиях. Это дисциплинирует сотрудников.

Очень важный элемент внутреннего контроля – наличие договоров о материальной ответственности. Если их нет, значит, никто ни за что не отвечает и виноватых нет. Обязательно заключаем такие договора со своими сотрудниками. Здесь есть определенный ряд требований. 

Первое, они должны быть заключены со всеми сотрудниками, которые имеют доступ к материальным ценностям (кассирами, кладовщиками, продавцами и т. д.), а также своевременно продлеваться. Второе, нужно стремиться к тому, чтобы эти договоры были о полной материальной ответственности. Перечень профессий, для которых возможно заключение договоров именно о полной материальной ответственности, ограничен. Поэтому, если на складе работают операторы-комплектовщики товара, а в кассах – менеджеры по работе с платежами, любой суд ограничит материальную ответственность этих людей. И третье, в случае коллективной ответственности договоры должны перезаключаться при смене 50 процентов коллектива. Иначе они станут недействительными. Соблюдение подобных простых правил позволит запустить процедуры взыскания ущерба на законных основаниях.

2. Инвентаризация позволяет выявить причины неэффективных действий, например, при приемке тех или иных ценностей, и значительно улучшить бизнес-процессы компании.

Очень часто при инвентаризации при наличии достаточно большой номенклатуры и высокой оборачиваемости, количество товаров отличается от количества, зарегистрированного в базах данных. Почему? Есть много причин. 

Не всегда это следствие злоупотребления персонала. Чаще всего это ошибка регистрации приема-отпуска товаров. А это уже проблема с эффективностью бизнес-процессов компании. Как велико может быть отклонение? Если мы говорим о супермаркетах, где оборот товара высокий, то за год различия учетных и реальных данных доходит до 30%! При современной конкуренции такие проблемы приема-отпуска товара могут привести к серьезным трудностям в развитии предприятия.

3. Инвентаризация позволяет выявить просроченную задолженность с истекшим сроком давности. Списать дебиторскую и кредиторскую задолженность, по которой срок давности уже истек, можно на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации (п. 77,78 Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Это поможет разгрузить Ваш Баланс от несуществующих активов.

Регулярная инвентаризация - позволяет топ-менеджерам получать актуальную информацию по наличию в компании товаров и координировать свои действия, управленческие решения исходя из полученных данных.

Главная бизнес-задача инвентаризации – это не найти крайних в недостаче товара, а обеспечить организацию актуальной информацией, для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.