Формализация бизнеса. Часть 1

Для чего нужна формализация бизнеса?

Очевидно, что в век компьютерных технологий формализация процессов нужна прежде всего для их автоматизации. Другими словами, оцифровать бизнес, избавить его от человеческого фактора. Например, если вся система закупок держится на некой Зои Ивановне и только она знает, где и какой товар надо заказать, то в случае ее увольнения - весь бизнес ждет череда непростых испытаний. А если процесс закупок правильно описать и автоматизировать, написать и внедрить рабочую инструкцию закупщика, то АРМом (автоматизированным рабочим местом) сможет пользоваться любой более-менее грамотный специалист после двух-трех дней стажировки.

Таким образом, формализованный бизнес - это первый шаг на пути к автоматизации всех процессов. В результате Вы сможете управлять своим бизнесом при помощи компьютера, настраивая его, как Вам угодно.

Описание бизнес-процессов

Острая потребность в системе документооборота начинает возникать в процессе развития любого бизнеса одновременно с появлением желания каким-либо образом его формализовать.

Рассмотрим развитие некой торговой компании.

1. Персонала становится столько, что для того, чтобы им управлять, одного голоса руководителя становится мало.

2. Руководитель нанимает себе помощников.

3. Когда и помощники уже не могут докричаться, приходится хотя бы самые важные команды писать на бумаге и вывешивать их на видном месте, например, на доске объявлений.

4. А когда доска объявлений становится мала, руководителю приходится нанимать дополнительного специалиста, который будет собирать все изданные руководством компании приказы и распоряжения, как-то нумеровать и записывать в журнал.

5. И вот наконец, когда журнал заполнен и архив завален приказами и распоряжениями, выясняется, что на самом деле:

а) большая часть из них дублирует друг друга;

б) много документов, которые давно устарели и не актуальны;

в) другие противоречат друг другу, потому что их писали разные руководители и забыли согласовать между собой;

г) написаны они так, что надо три раза прочитать, чтобы что-то в них понять;

д) приказы путаются с инструкциями, инструкции с нормативами или какими-нибудь памятками, шаблоны всех документов не стандартные. И так далее, и тому подобное.

Руководитель приходит к выводу, что ему срочно необходимо описание бизнес-процессов, то есть правильно описать и систематизировать документооборот его компании, пока она еще каким-то образом управляема.

Но главная проблема не в том, как умно и грамотно описать бизнес-процессы, а в том, как сделать так, чтобы весь персонал научился по ним работать с соблюдением установленных правил и регламентов.

Оказывается, что описание бизнес-процессов - это всего лишь 5 - 10% работы по внедрению всей системы.

Внедрение бизнес-процессов

Подводный камень: анархия и формализм в бизнесе

А внедрять, оказывается, совсем не просто. Сотрудники компании привыкли к свободной трактовке инструкций и распоряжений руководства. Получается интересная ситуация, инструкции, приказы и распоряжения пишутся, все добросовестно расписываются, что с ними ознакомлены, но продолжают работать как привыкли. Любое нововведение воспринимается в штыки. Все новые специалисты, которые пытаются что-то поменять, тут же ставятся на место, а дальше они либо начинают делать как все, либо перестают работать в компании. Руководитель со своей стороны все это отлично видит и понимает, но ничего не хочет предпринимать, так как, во-первых, он и сам не очень уверен в том, что ему советуют поменять, а вторых, как и его подчиненные, он в первую очередь вынужден отдавать приоритет текущим вопросам - "затыканию дыр" и "тушению пожаров", которых с каждым днем становится все больше и больше в связи с тем, что ничего нового практически не внедряется, а старая система, хоть и еще кое-как работает, но уже изжила себя...

Таким образом, круг замыкается, и пачка прекрасно описанных бизнес-процессов, положений и концепций продолжает пылиться на краю стола нашего руководителя.

Это называется "формализация бизнеса по-русски".

Шаг первый: все взвесить

Руководитель бизнеса и его команда должны сами понять, на что они идут и нужно ли это им вообще. Ведь, если в процессе создания и развития компании вопросы формализации бизнеса были упущены, то теперь для восстановления, упущенного придется потратить гораздо больше средств и ресурсов. Многие бизнесмены, подсчитав все убытки, приходят к выводу о сворачивании бизнеса, потому что его модернизация обойдется гораздо дороже, чем запуск нового.

Шаг второй: аудит

Если принято решение в пользу формализации существующего бизнеса, то следующий шаг - профессионально и непредвзято разобраться в том, что есть сейчас, для того чтобы зафиксировать эту ситуацию и относительно нее наметить пути к улучшению. Другими словами, сделать профессиональный аудит существующей системы.

На рынке в настоящее время достаточно много предложений от различных консалтинговых компаний. Очень важно не ошибиться в выборе и не упустить время. Для принятия решений относительно того, как должно быть, никогда не помешает несколько мнений, но очень важно, чтобы это было мнение профессионалов, за плечами которых успешно запущенные реальные проекты.

В каком направлении делать третий, четвертый и т.д. шаги, логично определять по итогам первого и второго шагов. Об этом поговорим в следующих статьях на страницах нашего журнала.