НОВЫЙ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

С 1 июня 2014 года правила ведения кассовых операций кардинально изменились. Поправки коснулись как малого, так и крупного бизнеса. Все изменения будут подробно рассмотрены в нашей статье. С 1 июня 2014 года вступили в силу два нормативных акта, регулирующих порядок ведения кассовых операций и оформления кассовых документов. Первый – это Указание Банка РФ от 11.03.14 № 3210-У (далее Указание №3210-У). Несмотря на то, что в середине мая законопроект был отправлен на доработку, Центробанк не стал переносить дату его вступления в силу. Первоначальный текст, который был в законопроекте, претерпел значительные изменения. Так, из документа исчезли новые формы кассовой первички, поэтому надо применять старые.

С 1 июня 2014 года вступили в силу два нормативных акта, регулирующих порядок ведения кассовых операций и оформления кассовых документов. Первый – это Указание Банка РФ от 11.03.14 № 3210-У (далее Указание №3210-У). Несмотря на то, что в середине мая законопроект был отправлен на доработку, Центробанк не стал переносить дату его вступления в силу.  Первоначальный текст, который был в законопроекте, претерпел значительные изменения. Так, из документа исчезли новые формы кассовой первички, поэтому надо применять старые.

С вступлением в силу Указания №3210-У, Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П (далее Положение № 373-П) утрачивает силу. Итак, рассмотрим что изменилось.

Изменились правила расчета лимита кассы

Согласно, п. 2 указания №3210-У, компании вправе выбрать, как исчислять лимит: из объема поступлений или выдачи наличных. По старым правилам лимит из объема выдачи денег могли установить лишь те компании, у которых не было наличной выручки. Поэтому сейчас, у компаний появилась возможность пересмотреть лимит, с более выгодной позиции.

Переутвердить приказ, надо  даже в том случае, если компания не собирается менять сумму лимита остатка кассы. Ведь с 1 июня Положение № 373-П утратило силу, а предыдущие приказы были приняты на основании старого порядка. Формально налоговики вправе признать старый приказ недействующим.

Также потребуется издать новое распоряжение о кассовых операциях. В распоряжении можно не переписывать все правила работы с наличными, которые определены указанием №3210-У. Например, можно не указывать, как кассиры при получении должны проверять приходно-кассовые ордера, так как эти правила четко прописаны в п. 5.1 Указания.

Изменились правила подсчета лимита для подразделений

По старым правилам отдельный лимит надо было устанавливать только для обособленных офисов, которым открыты отдельные счета. Но с вступлением в силу Указания №3210-У лимит  нужен всем подразделениям, которые сдают наличную выручку в банк, а не в головной офис (п. 2 указания № 3210-У). Поэтому для тех подразделений, которые сдают наличку в банк, стоит определить новый лимит и утвердить его отдельным приказом.  При его расчете надо учесть выручку или сумму сданных денег конкретного обособленного офиса. Удобнее исчислять лимит по тем же параметрам, как и в головном подразделении. Например, исчислить лимит кассы и в головном, и в обособленном подразделении, исходя из выручки.
 

Разрешено исправлять кассовую книгу и ведомости.

В Положении №373-П не было норм, которые разрешали исправления. Поэтому инспекторы на местах запрещали исправлять все документы — кассовую книгу, платежные ведомости и т. д. В соответствии с Указанием 3210-У компаниям разрешили исправлять:

• кассовую книгу (форма КО-4);
• книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);
• платежную ведомость (форма Т-53);
• расчетно-платежную ведомость (форма Т-49);
• авансовый отчет (форма АО-1).

Об этом сказано в п. 4.7 указания № 3210-У.

Чтобы внести исправления, надо зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, дату исправления, заверить правки подписью сотрудника, который оформлял документ, и расшифровать ее (поставить фамилию и инициалы).

Упростились правила передачи кассовой книги из обособленного подразделения в головное.

Компании получили право самостоятельно определять, с какой периодичностью подразделения будут передавать в головной офис копию листа кассовой книги (п. 4.6 указания № 3210-У). Главное, успеть передать документы до составления бухгалтерской отчетности. К примеру, если компания составляет только годовой баланс, то копии кассовой книги можно передавать раз в год. Порядок передачи документов нужно закрепить во внутренним распоряжением.

Если компания формирует промежуточную квартальную отчетность, то тогда получать от подразделения документы удобнее в конце каждого квартала. По старым правилам,  подразделения должны были передавать второй экземпляр кассовой книги - каждый день.

Кассовую книгу раньше вели все подразделения независимо от того, есть ли у них свой баланс и расчетный счет. Так утверждали и Центробанк (письмо от 04.05.12 № 29-1-1-6/3255), и ФНС (письмо от 17.05.13 № АС-4-2/8827). В Указании № 3210-У обязанность составлять кассовую книгу в каждом подразделении прямо не записана. Но, как мы выяснили, в налоговой службе считают, что все осталось без изменений. В тоже время в п. 2 Указания  №3210-У уточняется, что подразделения — это любые офисы, где оборудованы обособленные рабочие места, а не только филиалы и представительства. Можно сделать вывод, что данная норма осталась без изменений. Это значит, что все подразделения, по-прежнему, должны составлять кассовые книги.

Упрощен порядок учета для субъектов малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей

Организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, определяются в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ .

В соответствии со ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ к субъектам малого предпринимательства относятся:

• потребительские кооперативы;
• коммерческие организации (кроме государственных и муниципальных унитарных предприятий);
• индивидуальные предприниматели;
• крестьянские (фермерские ) хозяйства.

Названные субъекты предпринимательства должны отвечать следующим параметрам:

• средняя численность работников за прошлый год — менее 100 человек;
• прошлогодняя выручка без НДС — не более 400 млн. рублей;
• доля участия организаций (не относящихся к субъектам малого предпринимательства) и иностранных граждан в уставном капитале не должна превышать 25 процентов.

Об этом сказано в ст. 4 Федерального закона от 24.07.07 № 209-ФЗ).

С вступлением в силу нового указания субъекты малого и индивидуальные предприниматели вправе не утверждать кассовый лимит (п. 2 указания № 3210-У).

Для индивидуальных предпринимателей введено еще больше льгот.

Индивидуальные предприниматели, ведущие, в соответствии с законодательством, учет доходов и расходов, вправе не составлять кассовую книгу и расходные (приходные) кассовые ордера.  (п. 4.1., п. 4.6. Указания № 3210-У).

Другими словами, предприниматель вправе не выписывать кассовые документы, если он ведет налоговый учет, в порядке предусмотренным законодательством.

А вот у малых компаний такого права нет. Им надо каждую операцию с наличными оформлять приходником и расходником и регистрировать их в кассовой книге. Иначе возможен штраф.

Пустые листы кассовой книги можно не заполнять

В новом порядке прямо сказано, что за дни, в которых не было наличных расчетов, кассовую книгу составлять не требуется (п. 4.6 указания № 3210-У). В прежнем порядке таких правил не было. В Положении № 373-П было сказано лишь, что при отсутствии кассовых операций остаток наличных на конец дня соответствует сумме предшествующего дня. При этом было не ясно, надо ли дублировать остаток в книге каждый день. Поэтому на практике возникали разночтения,  некоторые инспекторы требовали составления пустых листов кассовой книги.

Расходные ордера могут визировать главбух и кассир

По новому порядку расходники и приходники могут подписывать главный бухгалтер (либо бухгалтер) и кассир. Только если руководитель сам ведет бухучет, в этом случае он и расписывается за главбуха (п. 4.3 указания № 3210-У).

Однако, действующие формы приходных и расходных ордеров не поменялись. И в них есть место для подписей и руководителя, и главбуха. Такая нестыковка связана с тем, что ЦБ РФ планировал изменить формы кассовых документов. В частности, в форме расходника, предложенной в законопроекте, было только место для должности и подписи. Но после того как проект переделали и образцы исключили, в сам порядок изменения не внесли. Поэтому безопаснее на каждом расходнике ставить визу руководителя, так как в унифицированной первичке надо заполнять все реквизиты.

Кассир вправе не подписывать квитанцию к приходному ордеру

В подтверждение о принятии наличных кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру. Из нового порядка следует, что кассир ставит только штамп, а расписываться не должен (п. 5.1 указания № 3210-У). Тем не менее, расходник – не изменился, и на квитанции к приходному ордеру, по-прежнему, есть место для подписи. Поэтому кассиру лучше поставить подпись на квитанции.

В расходном ордере можно сразу напечатать выданную сумму

Сумму, которую получает на руки физлицо, можно напечатать в расходном ордере прописью и цифрами, а получатель поставит только подпись. Это следует из пункта 6.2 указания № 3210-У. По прежнему порядку получатель наличных сам записывал полученную сумму прописью (п. 4.3 Положения № 373-П). Так как исправлять ордера нельзя, при ошибке компания была вынуждена переделывать весь документ и заново собирать подписи руководителя и главбуха. Теперь исправление документов будет более редким.

При передаче денег между кассирами расходники больше не нужны

По новому порядку деньги, переданные между старшим и рядовыми кассирами, отражаются в книге учета (по форме КО-5). В них надо записать сумму переданных наличных. По прежнему порядку деньги между кассирами можно было передать двумя способами: путем проставления записи в книге или по расходному ордеру (п. 4.6 Положения № 373-П). Из-за этого возникала путаница, какие документы оформлять. Теперь ясно, что расходные ордера не составляются.

В заявлении на подотчет достаточно подписи руководителя

На заявлении о выдаче наличных под отчет сотрудник может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.3 указания № 3210-У). В прежнем порядке было сказано, что сумму и срок выдачи денег руководитель заполнял от руки (п. 4.4 Положения № 373-П). Теперь этого не требуется. Так что руководитель может написать сумму, только если она отличается от той, которую просит выдать сотрудник. То же самое касается и срока выдачи денег.

Можно оформить один приходник на все бланки

Новый порядок уточнил, что на все бланки строгой отчетности по окончании дня компания вправе оформить один приходно-кассовый ордер (п. 5.2 указания № 3210-У). В прежнем порядке о такой возможности не было сказано, но не было и запрета оформлять один документ. Поэтому компании на практике поступали по-разному.

Кассир должен передавать платежную ведомость на подпись главбуху

В новом порядке ведения кассовых операций уточняется, что кассир, в последний день выдачи зарплаты, передает расчетно-платежную (платежную ведомость) на подпись главбуху или бухгалтеру (п. 6.5 указания № 3210-У). Фактически поправка техническая, поскольку и ранее был такой порядок. В платежной ведомости есть место для подписи главбуха, поэтому он получал документ от кассира, проверял его и ставил свою подпись.

Подразделение не вправе сдать деньги на почту

Представитель обособленного подразделения теперь может передавать деньги непосредственно в кассу компании или на расчетный счет сам или через инкассатора (п. 3 указания № 3210-У). Но сдать деньги на почту для передачи на счет компании не получится. Такая возможность была лишь в старом порядке (п. 1.5 Положения № 373-П).

Второй документ – это Указание Центрального Банка РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У (далее Указание № 3073-У), вступило в действие с 1 июня 2014 года. С вступлением в силу нового указания, прежнее Указание ЦБ РФ от 20.06.07 № 1843-У прекращает действие.

По новым правилам индивидуальные предприниматели могут расходовать всю наличную выручку из кассы на личные нужды. Причем без ограничения по сумме 100 тыс. рублей (п. 2, 6 указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Запрета на расходование наличных из банка не было и раньше (письмо ФНС России от 31.08.12 № АС-4-2/14504@). А вот по расходованию выручки возникали споры. Но теперь разночтений не будет.

Согласно новому порядку организации и предприниматели не вправе тратить наличную выручку на оплату аренды недвижимости, выдачу и возврат займов.