Оформляем взаимозачет с контрагентом

В деятельности компании часто возникают ситуации взаимных долгов с контрагентом. Однако наличие взаимных задолженностей может быть небезопасно для вашей компании. В сложных экономических условиях, когда многие компании находятся на грани несостоятельности, возможна ситуация, при которой, оплатив свои долги, организация не сможет взыскать по встречным обязательствам. Ведь по закону о банкротстве зачесть встречные обязательства можно, только соблюдая очередность удовлетворения требований кредиторов. Поэтому советуем проводить зачеты своевременно. На что нужно обратить внимание бухгалтеру при проведении взаимозачета с бизнес-партнером расскажем в нашей статье.

Зачет - это один из способов прекращения обязательств (ст. 410 ГК РФ). Он позволяет упростить механизмы расчетов между контрагентами, исключив из них саму передачу вещей или денежных средств. Если требования друг к другу равны по своему объему - они взаимно погашаются. Если же они не пропорциональны, то после проведения зачета большее из них уменьшается.

Однако в ряде случаев зачет требований невозможен. Согласно ст. 411 ГК РФ запрещен зачет следующих требований:

- о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью;

- о взыскании алиментов;

- о пожизненном содержании.

Список является открытым: расширить его могут как законодатели, так и сами стороны в рамках заключаемых друг с другом договоров. Также, невозможен зачет просроченных требований - тех, по которым истек срок исковой давности.

Подлежащие зачету обязательства могут исходить как из одного, так и из разных договоров. Например, между предпринимателем и компанией заключены два договора: один - поставки, а второй - подряда. По одному из них бизнесмен выступает продавцом, а по-другому - заказчиком работ. Соответственно, по первому он должен получить оплату за товар, а по второму - оплатить полученный результат работ.

Для проведения зачета необходимо выполнение следующих условий:

- Однородность обязательств сторон. В реальности это означает, что каждая из сторон должна другой денежные средства. Например, компаний А оказала компании В услуги, а компания В отгрузила компании А товар. Оба договора по факту исполнены, акты оказания услуг подписаны без возражений, товар передан по накладным в полном объеме, соответственно, стороны имеют однородные обязательства - оплатить определенную договорами денежную сумму. При этом первоначальные обязательства могут вытекать из разных типов договоров.

- Наступление срока исполнения обязательств. Один предприниматель поставил другому товар на условиях полной его оплаты в течение трех дней с момента передачи. Другой оказывает услуги по уборке офиса, при этом оплата в его адрес производится один раз в квартал: в течение 20 дней с момента подписания акта обеими сторонами. Если поставка товара имела место в середине квартала, а значит, срок оплаты по ней наступает за два месяца до срока оплаты за услуги по уборке помещений, стороны не смогут провести зачет. Предпринимателю, оказывающему услуги, необходимо будет договориться либо об изменении срока платежа по договору поставки или договору оказания услуг, либо оплатить полученный товар.

- Наличие официального письменного заявления одной из сторон о зачете. Оно должно быть вручено второй стороне под личную подпись. На необходимость вручения заявления о зачете особо обращает внимание Президиум ВАС РФ в п. 4 Информационного письма от 29.12.2001 N 65 "Обзор практики разрешения споров, связанных с прекращением обязательств зачетом встречных однородных требований". В нем описана классическая ситуация, когда письмо вернулось отправителю как невостребованная корреспонденция. Суд в этой ситуации посчитал, что поскольку заявление о зачете стороной по сделке получено не было, то и зачет не состоялся. Соответственно, надо стремиться к личной передаче заявления. Если это невозможно, необходимо использовать такие способы доставки, которые позволяют однозначно установить дату получения заявления о зачете второй стороной (письма с уведомлением о вручении или курьерские службы).

Для правильного оформления документов о зачете необходимо помнить о некоторых нюансах данной процедуры.

Прежде всего зачет можно оформить двумя способами:

первый - уведомление о факте зачета,

второй - соглашение о зачете, подписанное обеими сторонами.

Каждый из этих вариантов имеет свои "за" и "против". Первый проще в оформлении и занимает меньше времени, поскольку не требует согласований сторон. Второй исключает возможное недопонимание между контрагентами и позволяет исчерпывающе определить отношение сторон к сделке. К тому же, если одно из обязательств просрочено, одностороннее заявление стороны, у которой еще не истек срок исковой давности по обязательству, не может застраховать от возникновения спора в дальнейшем. Заключенное в этом случае двустороннее соглашение может рассматриваться, с одной стороны, как отказ стороны от своего права заявить об истечении сроков исковой давности, а с другой - как признание стороной наличия долга (то есть происходит изменение срока исковой давности). Следовательно, зачет становится полностью легитимным. При этом, зачет не становится двусторонней сделкой, поскольку для его совершения всегда достаточно воли только одной из сторон. Поэтому с формальной точки зрения соглашение о зачете представляет собой удобный способ оформления встречных заявлений сторон в одном документе.

Подписание единого документа снимает еще один риск: такие соглашения подписываются, как правило, первыми лицами компании, то есть теми, кто заведомо представляет ее интересы перед контрагентами.

Руководствуясь логикой хозяйственного оборота, необходимо всегда, когда есть такая возможность, заключать соглашение о зачете и подписывать его обеими сторонами сделки. При подготовке документов необходимо помнить, что момент зачета определяется сроком истечения того обязательства, которое наступает позднее.

Если встречные требования являются однородными, срок их исполнения наступил и одна из сторон сделала заявление о зачете, то обязательства считаются прекращенными в момент наступления срока исполнения того обязательства, срок исполнения которого наступил позднее, и независимо от того, когда было сделано или получено заявление о зачете.

В основном требования к зачету имеют разный размер, а также разные периоды возникновения. Поэтому в итоге может образовываться некий остаток долга. Его размер нужно зафиксировать очень четко, поскольку он может рассматриваться как признание наличия долга. Также меняется и срок исковой давности по обязательству.

Кроме того, необходимо помнить, что при недостаточности суммы встречного требования для прекращения зачетом всех обязательств, возникших из нескольких договоров, прекращенным считается обязательство по договору, срок исполнения которого наступил ранее, если иное не указано в заявлении о зачете (п. 19 Информационного письма N 65). В качестве базисной нормы суды должны руководствоваться ст. 522 ГК РФ, из которой следует, что в случае недостаточности исполнения для прекращения обязательств по всем договорам погашаются обязательства по договору, срок исполнения которого наступил ранее.

Все это говорит о том, что и в заявлении о зачете, и в соглашении о зачете необходимо максимально точно определить обязательства каждой из сторон; указать основания возникновения обязательств, суммы обязательств, срок наступления исполнения по каждому из них; определить, какие обязательства погашаются зачетом и остаток долга одной из сторон. Отсутствие полной информации может привести к возникновению разногласий в дальнейшем.

При направлении контрагенту заявления о зачете следует помнить, что отыграть назад его будет очень сложно. Гражданское законодательство не предусматривает возможности восстановления правомерно и обоснованно прекращенных зачетом обязательств при отказе от сделанного стороной заявления о зачете. Единственным вариантом вернуть ситуацию в первоначальное состояние может быть признание судом зачета недействительным. Такое признание возможно по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством для признания недействительными сделок (параграф 2 гл. 9 ГК РФ).

 Несмотря на кажущуюся простоту, зачет встречных однородных требований - многогранная процедура, совершение которой невозможно без понимания природы данного действия. Вместе с тем зачет представляет собой один из самых удобных инструментов хозяйственной деятельности, способный значительно облегчить жизнь компании.