Чеки онлайн –кассы: что помешает учесть расходы?

2017.08.31

РАССМОТРИМ РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ОШИБКИ В ЧЕКАХ ОНЛАЙН–КАСС, КОТОРЫЕ СОТРУДНИКИ ПРИНОСЯТ В БУХГАЛТЕРИЮ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПРОИЗВЕДЕННЫХ РАСХОДОВ. СГРУППИРУЕМ ИХ ПО СТЕПЕНИ ОПАСНОСТИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ. ВСЕ ЭТИ ЗНАНИЯ НЕОБХОДИМЫ БУХГАЛТЕРУ, ЧТОБЫ НЕ ЛИШИТЬСЯ РАСХОДОВ НА ПРОВЕРКЕ.  КРОМЕ ТОГО, ВАЖНО ПОНИМАТЬ, ЧТО КАЖДАЯ КОМПАНИЯ, КОТОРАЯ ВЫДАЕТ ЧЕКИ С ОШИБКАМИ, РИСКУЕТ ЗАПЛАТИТЬ ШТРАФ. ЗА ОТСУТСТВИЕ ЛЮБОГО ОБЯЗАТЕЛЬНОГО РЕКВИЗИТА – ШТРАФ ДО 10 ТЫС. РУБЛЕЙ (Ч.4 СТ. 14.5 КоАП РФ).

Безопасные ошибки

  1. Чек без фамилии кассира. Должность и фамилия кассира – обязательные реквизиты чека онлайн-кассы. Этих данных может не быть, только если чек выдает клиенту автомат (п.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Отсутствие фамилии не мешает расходам и вычетам. Только должность сотрудника является обязательным реквизитом первичного учетного документа (п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ).

  2. В чеке нет адреса сайта ФНС. Данные чеков получает ФНС. Поэтому в чеке должен быть сайт ведомства, на котором можно проверить чек (п.1 ст.4.7 закона 54 –ФЗ). На самом деле проверить чек на сайте nalog.ru не получится. Для этого ФНС РФ разработала мобильное приложение «Проверка чеков».  Поэтому чек без сайта можно смело принимать к учету расходов при условии, что с остальными реквизитами все в порядке. При проверке онлайн –чека приложение может выдать следующие варианты информации:

а) Чек некорректен - это значит, что в чеке информация отличается от сведений в инспекции.  Выход: Попросите у продавца электронную версию онлайн- чека на телефон или электронную почту.

б) QR – код некорректен – следовательно, код защиты не соответствует законодательству РФ о применении ККТ. Это техническая ошибка. Она не означает, что продавец не передал сведения в ФНС.

в) Получение чека – следовательно, чек ожидает отправки на сервер ФНС. У продавца есть 30 дней. В это время касса копит чеки и отправляет их, как только появится интернет (ч.4 ст. 4.1. ФЗ от 22.05.03 № 54-ФЗ).

г) чек не получен – следовательно, налоговая не получила данные из чека. С 19 августа 2017 года в НК РФ появится указание на то, что компания не обязана отвечать за нарушения контрагента. В случае споров, если чек корректный, докажите, что сделка была реальной. Предоставьте накладную, товарный чек, приходный материальный ордер на склад, письма, договор и т.д.

Спорные ошибки

  1. В чеке нет адреса и (или) индекса или адрес указан не верно. У такси отсутствует название и номер машины. У интернет-магазина отсутствует адрес сайта (п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ). Казалось бы, инспекторы могут идентифицировать продавца по наименованию и ИНН. Поэтому ошибка в адресе не должна влиять на расходы (письмо № 03-03-10/43034). Однако чек ошибочный. Например, проблемы с расходами возможны, если продавец перенес кассу в другое подразделение без перерегистрации.  В результате может оказаться, что подотчетный сотрудник был в командировке в одном городе, а в чеке указан другой. Бухгалтеру необходимо будет подтвердить место расчетов. Для этого можно сделать запрос продавцу.

  2. Напротив товара нет ставки НДС. Все компании, кроме «спецрежимников» обязаны записывать ставку НДС по каждому товару в чеке (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). В противном случае возникают риски. Обращаем внимание, НДС по чекам можно принять к вычету, если работники привезли их из служебных командировок (письмо Минфина России от 25.02.15 № 03-07-11/9440). В остальных случаях нужен счет-фактура. Без счет-фактуры, НДС по чекам нельзя учитывать в расходах и принимать к вычету. В бухучете спишите налог как прочие расходы (п.11 ПБУ 10/99).

  3. Продавец перепутал систему налогообложения. Такая ошибка возможна, если компания совмещает режимы либо лишилась права на спецрежим, но не поменяла настройки в кассе. Это не лишает компанию права учесть расходы, риски возникают по НДС. Если вы хотите принять НДС к вычету по командировочному чеку, попросите у продавца подтверждение, что на момент продажи он находился на ОСНО.

  4. Продавец перепутал способы оплаты. Есть три варианта: по карте (платежная система), электронными деньгами, наличными (п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ). Минфин России в письме от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106 рекомендует прикладывать к авансовым отчетам не только чеки на оплату, но и слипы pos-терминала, если сотрудники платят картой. В случае расхождений в документах инспекторы на проверках могут оспорить расходы.

  5. В чеке есть арифметические ошибки. Например, поставщик неправильно посчитал скидку в чеке из-за ошибок в настройках кассы. Согласно абзаца 2 статьи 320, подпункта 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ, покупатель учитывает стоимость товаров в расходах с учетом скидок. Поэтому попросите, чтобы сотрудник обратился в магазин за новым чеком.

Ошибки, которые мешают учесть расходы

  1. Нет названия компании и (или) ИНН. Название организации должно быть, как в ЕГРЮЛ. Любое произвольное название является критической ошибкой для списания расходов. Получается, что по чеку нельзя идентифицировать продавца (письмо Минфина от 28.08.14 № 03-03-10/43034). Налоговая снимет расходы. Чек нужно заменить либо отказаться от расходов в налоговом учете.

  2. Магазин обобщил названия товаров. Не записывать названия товаров в чеке вправе только ИП на УСН, ПСН и ЕНВД до 2021 года (п.17 ст.7 ФЗ от 03.07.16 № 290-ФЗ, п.1 ст.4.7 закона № 54- ФЗ). Если вы на ОСНО, ваша обязанность указывать названия товаров подробно. Для того, чтобы избежать споров по расходам, приложите к онлайн- чеку товарный чек.