Бесплатное питание для работников: отражаем в бухгалтерском и налоговом учете
В расширенный социальный пакет от работодателя нередко входит предоставление бесплатного питания своим работникам. Обычно работодатель участвует в оплате питания по собственной инициативе, закрепив соответствующее условие в трудовых или коллективном договорах. Рассмотрим учет и налогообложение таких операций.
Питание сотрудников можно организовать следующими способами:
- заказ услуг общественного питания на стороне через выдачу талонов на питание или с доставкой обедов в офис организации-заказчика;
- организация питания работников в столовой (кафе, ресторане) на территории организации общественного питания;
- создание собственной столовой, в которой работникам предоставляются бесплатные обеды;
- организация "шведского стола";
- выплата денежной компенсации работникам на питание.
Бесплатное питание может предоставляться на основании приказа руководителя или же соответствующий пункт можно включить в трудовой договор.
Выдача талонов
Часто компании приобретают у организаций, оказывающей услуги общественного питания (столовых) талоны и бесплатно выдают их сотрудникам. При этом данная обязанность работодателя перед работником может быть отражена в трудовых договорах, либо в коллективных договорах.
По факту выдачи бесплатных талонов у работников не возникает дохода - они еще не получили в обмен на них товары (услуги). При этом талоны не именные - значит, после предъявления их к оплате контрагентом невозможно определить, кто именно из работников получил доход, а кто не воспользовался талонами (Определение ВАС РФ от 09.12.2013 N ВАС-17206/13). На основании этих аргументов не возникает база по НДФЛ и страховым взносам.
В коллективных договорах, очень часто выдачу бесплатных талонов закрепляют, как выплаты в качестве меры социального характера, на прямую не связанную с оплатой труда. В таких случаях, сам факт того, что между организацией и работником имеются трудовые отношения, не свидетельствует о том, что все выплаты, производимые в пользу работников, являются составной частью оплаты их труда. Поэтому, выплаты, которые по своему назначению носят социальный характер, не предусмотренные в трудовом договоре и не зависящие от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, не должны признаваться вознаграждением за труд (стимулирующими или компенсационными выплатами), и, следовательно, не должны облагаться страховыми взносами.
Верховный Суд РФ в Определении от 03.02.2015 N 307-КГ14-5770 по делу N А56-71503/2013 сделал аналогичный вывод, указав, что стоимость талонов на питание, выдаваемых обществом своим работникам, не была оговорена в трудовых договорах, не является стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда, сумма стоимости питания работника согласовывалась обществом исключительно с организацией, оказывающей услуги питания, работник, получая талон от общества, получал только возможность воспользоваться услугой на бесплатное питание.
Поэтому в силу ст. ст. 129, 146, 147, 164 ТК РФ, ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ установленная обществом компенсация на питание работников является мерой социального характера и не подлежит включению в расчетную базу для начисления страховых взносов.
Аналогичный вывод сделал Арбитражный суд Центрального округа в Постановлении от 19.11.2014 по делу N А64-1222/2014.
Вместе с этим, обращаем ваше внимание на то, что позиция Минздравсоцразвития России диаметрально противоположная. В своих Письмах от 05.08.2010 N 2519-19, от 19.05.2010 N 1239-19 ведомство считает, что оплата стоимости питания работников подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Шведский стол
Поскольку НДФЛ является персонифицированным налогом и рассчитывается индивидуально по каждому работнику исходя из его дохода, посчитать, сколько съел каждый работник за шведским столом, практически нереально, поэтому начислить и удержать НДФЛ нет возможности. Такое мнение было высказано Минфином России в письме от 06.03.2013 N 03-04-06/6715.
По той же логике рассуждает Минтруд России в письме от 24.05.2013 N 14-1-1061 на вопрос плательщика об обложении страховыми взносами оплату проведения корпоративных мероприятий, включая шведский стол: «Расходы организации на проведение корпоративных мероприятий по случаю праздников не являются адресными выплатами в пользу конкретных работников, сумма оплаты организацией данных мероприятий не признается объектом обложения страховыми взносами».
При этом если предоставление питания предусмотрено в коллективном или индивидуальном трудовом договоре в определенном стоимостном размере, сумма дохода по каждому работнику, исчисленная с учетом данных табелей учета рабочего времени, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Расходы компании на оплату питания по системе "шведский стол" можно учесть при расчете налога на прибыль при условии, что его предоставление предусмотрено коллективным или трудовым договором. В этом случае потраченные деньги являются расходами на оплату труда (п. 4 ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2014 N 03-03-06/1/61204). Тот факт, что фактический доход каждого работника определить невозможно, значения не имеет (Постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 N А40-65744/11-90-285).
При условии, что предоставление питания работнику прописано в коллективном или трудовых договорах стоимость продуктов, переданных работнику по системе шведского стола, НДС не облагается. В данном случае предоставление питания работникам не расценивается как безвозмездная передача, которая подлежит обложению НДС.
Есть еще аргументы в пользу того чтобы не платить НДС со «шведского стола».
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса РФ объектом налогообложения по НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг), а также передача имущественных прав.
В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ, услуг признается соответственно передача на возмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу - на безвозмездной основе.
В связи с этим при предоставлении работникам организации, персонификация которых не осуществляется, указан-ных продуктов питания объекта налогообложения по НДС не возникает. Данная позиция подтверждается разъясне-ниями Минфина России (Письма Минфина России от 06.03.2015 N 03-07-11/12142, от 13.12.2012 N 03-07-07/133).
При этом следует отметить, что ВАС РФ также высказывал аналогичное мнение. В Определении ВАС РФ от 15.12.2011 N ВАС-14312/11 судьи посчитали незаконным начисление НДС при организации питания по принципу "шведский стол". Однако в отличие от Минфина России высшие арбитры отсутствие объекта налогообложения по НДС обосновали тем, что налогоплательщик документально подтвердил и обосновал затраты на приобретение продуктов питания, а также подтвердил факт использования продуктов питания в производственной деятельности.
Следует заметить, что в более ранних своих разъяснениях Минфин России полагал, что "шведский стол" облагается НДС (Письмо Минфина России от 05.07.2007 N 03-07-11/212).
Собственная столовая
С точки зрения налога на прибыль важно определить, кого обслуживает столовая. По общему правилу организации, в состав которых входят объекты обслуживающих производств и хозяйств, определяют базу по налогу на прибыль в отношении деятельности таких объектов отдельно от налоговой базы по иным видам деятельности (ст. 275.1 НК РФ). К обслуживающим производствам и хозяйствам в целях налогообложения прибыли относятся в том числе объекты, оказывающие услуги как своим работникам, так и сторонним лицам.
Если столовая предоставляет бесплатные обеды и никто, кроме штатных работников, не пользуется ее услугами, она не может рассматриваться в качестве объекта обслуживающих производств и хозяйств. В этом случае затраты на содержание помещений столовой можно учесть в составе прочих расходов (пп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 27.06.2014 N 03-03-06/1/30947) как расходы на содержание объектов общественного питания, обслуживающих трудовые коллективы, если подобные расходы не учитываются в соответствии со ст. 275.1 НК РФ. Можно списать амортизацию оборудования, а заработную плату работников столовой учесть, как расходы на оплату труда.
Если ведется персонифицированный учет продуктов и напитков, потраченные на эти цели деньги отражаются как расходы на оплату труда. На них необходимо начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ (Постановление ФАС Московского округа от 14.03.2013 по делу N А41-33151/11).
Налоговые органы считают, что если компания предоставляет работникам бесплатное питание в своей столовой, данная услуга является безвозмездной передачей имущества. Соответственно, необходимо начислять НДС. Такого мнения придерживается налоговики в письмо УФНС России по г. Москве от 03.03.2010 N 16-15/22410.
Облагая НДС по реализации услуг по предоставлению питания через столовую не забудьте про "входной" НДС – он принимается к вычету на общих основаниях (Письмо Минфина России от 11.02.2014 N 03-04-05/5487). Причем вычет будет правомерен как по бесплатному питанию, так и по кухонному оборудованию, посуде и иным предметам, которые организация использует в столовой.
Выдача молока и лечебно-профилактического питания
Бесплатная выдача на работах с вредными условиями труда молока или других равноценных пищевых продуктов, а на работах с особо вредными условиями труда - лечебно-профилактического питания является обязанностью организации-работодателя (ст. 222 ТК РФ). Это компенсации и льготы за вредные условия труда. Работник может получать либо только молоко (или равноценные продукты), либо лечебно-профилактическое питание - и то и другое одновременно выдавать нельзя. Бесплатное питание предусмотрено законом лишь для отдельных категорий персонала. Перечень этих профессий, должностей и производств определен Приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 N 46н.
Если бесплатная выдача молока и лечебно-профилактического питания осуществляется в пределах установленных норм, на нее не начисляются НДФЛ (п. 3 ст. 212 НК РФ), страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ), страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).
Вредные условия труда на рабочих местах должны быть подтверждены результатами специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест) (ст. 212 ТК РФ, Письмо Минфина России от 31.03.2014 N 03-03-РЗ/13985).
По общему правилу специальную оценку условий труда необходимо проводить не реже чем один раз в пять лет. Если рабочее место было аттестовано, то специальную оценку можно назначить через пять лет после завершения аттестации.
Отражаем в бухгалтерском учете
Если предоставление работникам бесплатного питания предусмотрено трудовым (коллективным) договором, то записи будут следующими:
Д-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" К-т сч. 51 "Расчетные счета" - проведена оплата стоимости питания согласно выставленному счету;
Д-т сч. 20, 25, 26 К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - стоимость питания сотрудников включена в затраты организации;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Налог на доходы физических лиц" - удержан НДФЛ с общей суммы доходов работников;
Д-т сч. 20, 25, 26 К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"/по субсчетам - начислены страховые взносы в государственные внебюджетные фонды со стоимости бесплатных обедов.
Если предоставление работникам бесплатного питания не предусмотрено коллективным (трудовыми) договором, в бухгалтерском учете данные расходы признаются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).
При наличии у организации собственной столовой, которая бесплатно предоставляет питание работникам, производятся следующие записи:
Д-т сч. 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" К-т сч. 02 "Амортизация основных средств" (10 "Материалы", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками") - отражены затраты по оказанию услуг питания работникам;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 90 "Продажи" - отражена передача продукции столовой в счет оплаты труда;
Д-т сч. 90 "Продажи", субсч. 3 "Налог на добавленную стоимость", К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" - начислен НДС со стоимости оказанных столовой услуг исходя из рыночных цен;
Д-т сч. 90 "Продажи" К-т сч. 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" - списана себестоимость переданного работникам питания.
Компенсация затрат на питание:
1. Если компенсация затрат на питание предусмотрена трудовым договором, то она включается в расходы на оплату труда и учитывается при начислении заработной платы. Причем независимо от того, будет ли выплата включена в заработную плату или учтена отдельно, записи должны быть аналогичны записям по начислению заработной платы. Когда компенсация расходов на питание предусмотрена договором, можно использовать счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
2. Если компенсация затрат на питание не предусмотрена трудовым договором, то можно использовать счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", который предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. В бухгалтерском учете производятся записи:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы" субсч. 2 "Прочие расходы" К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсч. "Компенсация затрат на питание" - отражен прочий расход, не принимаемый в целях налогообложения прибыли;
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсч. "Компенсация затрат на питание" К-т сч. 50 "Касса" - выплачена сумма компенсации стоимости питания;
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсч. "Компенсация затрат на питание" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсч. "Налог на доходы физических лиц" удержан НДФЛ, рассчитанный с выплаты.